Le reporting

Publié le par renval

Le terme de "Reporting" désigne une famille d'outils de « Business intelligence » destinés à assurer la réalisation, la publication et la diffusion de rapports selon un format prédéterminé. Ils sont essentiellement destinés à faciliter la communication de résultats chiffrés ou d'un suivi d'avancement.

 

Source : http://www.piloter.org/

 

J’ai découvert cette définition grâce à « internet » et de plus, l’adresse de ce site est excellente ! « Piloter » ; n’est ce pas la meilleure des définitions ?

 

Prologue 

 

Après le dossier permanent qui nous sera imposé bientôt, les Lois anti-blanchiments dont nous pourrions devenir responsable du moindre « blanchiment » réalisé par un client, un certain Secrétaire d’Etat dont le souhait serait de nous rendre également responsable du moindre conseil sur une possibilité de payer moins d’impôts, des contrôles fiscaux renforcés, des sociétés clientes en difficultés, (voir le nombre de faillites actuellement en Belgique), allons nous bientôt être  tenu responsable des faillites de nos clients ?

 

Mais à force d’imposer une multitude d’obligations pour les professionnels du chiffre, nous en arrivons à déresponsabiliser nos clients !

 

Ce n’est pas ma faute, c’est mon comptable

 

Chaque professionnel connait ce genre de client virtuellement en faillite et dont tous nos conseils sont inutiles, car non suivis. Mais lorsque la faillite arrive, ce sont parfois les premiers à se plaindre de notre travail ! Mais pouvons nous le réaliser correctement notre travail ? Car bien souvent, dès les premières difficultés, les documents n’arrivent plus, nos honoraires ne sont plus payés depuis de nombreux mois, les lettres envoyées, ou les mails, ne sont plus lus, etc. Le nez dans le guidon, l’entrepreneur fait l’autruche…

 

Je ne sais que recommander à chaque confrère ou consœur d’essayer de sensibiliser ses clients sur notre travail, à essayer de les écouter mais aussi à nous respecter !  Car bien souvent nous essayons de les aider, mais comme dit si bien le proverbe, « il n'est pire sourd que celui qui ne veut pas entendre »…

 

J’ai encore bien en mémoire la question d’un Juge commissaire à un client en faillite : Votre comptable vous a-t-il prévenu des problèmes de votre société ?

 

Une solution que je préconise est le suivi de la société par l’établissement d’un reporting, ou tableau de bord, pour l’entreprise, et ce pour deux solution : la première, afin d’aider et d’assister nos clients, et donc de créer une valeur ajoutée à notre travail, et la deuxième, plus pragmatique, pour nous dégager de toute responsabilité en cas de problème dans la société.

 

Généralité

 

Une récente étude de l’IPCF démontrait que 78,39 % des sociétés n’étaient pas été accompagnées par leur comptable ou expert-comptable afin de les assister dans la mise en place d’un reporting de leur activité.

 

Pourtant, imaginez-vous un véhicule lancé à pleine vitesse sans aucun tableau de bord ? Non…

 

J’ai toujours été un ardent défenseur de la comptabilité réactive pour mes clients. La comptabilité est bien trop souvent prise par les gérants de sociétés comme une corvée obligatoire, un outil pour l’administration fiscale afin de prélever son dû et dont nous sommes les responsables ! Mais pourtant  la comptabilité est surtout un formidable outil de gestion… Mais encore est-il nécessaire de voir le dirigeant s’impliquer dans l’établissement d’un reporting et le professionnel le proposer !

 

Combien de fois n’ai-je pas eu une réunion avec un client pour attirer son attention sur des résultats comptables merveilleux et que celui-ci me regardait d’un air interrogateur car son compte en banque était très loin dans le rouge ? Ou exactement le contraire ! La société se retrouvait dans une situation comptable catastrophique et le gérant refusait de voir la situation réelle, car son compte en banque restait, pour l’instant, dans le vert.

 

L’établissement des reporting, autant de résultats que financiers, permettent d’anticiper ces situations pouvant amener les sociétés dans de graves problèmes.

 

Acquérir un programme d’établissement des reporting ?

 

De mon expérience, trop souvent les programmes mis sur le marché permettant d’établir des reporting sont bien trop complexes et ne répondent pas aux besoins des petites entreprises. Car sans une analyse des comptes et de l’activité de la société, ils sont bien souvent impossibles à établir sans un travail fastidieux et complexe et bien trop couteux pour nos clients. Et en matière de reporting, pour une petite société la simplification est absolument nécessaire !

 

Pour la majorité de nos clients, un simple canevas établi sous Excel est largement suffisant.

 

Comment y réfléchir ?

 

Avant toute chose, une généralité à retenir impérativement : la simplification ! Car plus un reporting sera difficile à appliquer, plus il deviendra source d’erreurs (et donc de décisions erronées) et lassera très vite le client devant sa complexité…

 

Le reporting établi pour une société est constitué de données réelles comparées au budget (s’il est établi !) mais aussi des résultats passés. Il permet de visualiser rapidement les écarts et de tirer les conclusions ou les actions à entreprendre afin de redresser ou d’améliorer la situation de la société.

 

Pour un professionnel, la première étape est de déterminer les besoins de la société et de son dirigeant. Une société prestataire de service n’aura pas les mêmes besoins qu’une société commerciale ayant une gestion de stock. Et de plus, le reporting financier sera privilégié en cas de trésorerie habituellement tendue par rapport au reporting de résultat pour une société prestataire de service actant simplement les résultats de l’activité.

 

Avant de commencer ce travail, les étapes suivantes sont donc nécessaires :

 

Première question à se poser : Reporting financier ou reporting des résultats ?

 

Le reporting financier se basera sur les flux de trésorerie de la société, tandis que celui des résultats sera effectué sur les résultats de la société.

 

Ensuite, les points suivants seront analysés avec notre client :

  • Analyser les caractéristiques principales de l’activité de la société. 
  • Choisir les critères d’évaluation les plus utiles au dirigeant.
  • Déterminer les informations nécessaires à l’établissement du reporting.
  • Établir le canevas du reporting mensuel ou trimestriel, de l’activité, permettant de mettre en évidence les écarts par rapport au budget ou à l’historique de la société.
  • Etablir enfin le reporting afin de permettre le suivi des activités de la société et pour le dirigent, agir en conséquence.

Dans le cas du reporting financier, nous analyserons avec notre client les flux de trésorerie de sa société, identifiants ensemble les facteurs influençant cette trésorerie.

 

Pour le reporting des résultats, le gros problème des petites sociétés se trouve bien souvent dans la gestion du stock et plus particulièrement dans la détermination de la marge brute de l’activité (Chiffre d’affaires – achats consommés).   En effet, il est très rare qu’une petite société, et même une moyenne, tienne au jour le jour un inventaire permanent. Elément pourtant indispensable pour connaître la marge brute ! Solution la plus pratique généralement utilisée ; reprendre le coefficient de marge brute utilisé par la société. Mais dans ce cas, ne pas omettre de tenir compte des soldes et autres remises octroyées.

 

Dans le cas d’une utilisation des marges brutes, il est très utile de reprendre dans le calcul du cash flow la variation de stock déterminée lors du reporting « compte de résultats ».

 

Pour le reporting financier, mes calculs se basent sur la détermination d’un « cash flow opérationnel », soit de déterminer le plus exactement possible les mouvements réels de fonds résultant de l'activité de la société. En partant des résultats hors amortissements de la société, j’effectue principalement deux corrections :

  •  Reprendre la partie « capital » remboursé des emprunts de la société
  • Les acquisitions de biens d’investissements, diminué éventuellement de la partie « capital » des nouveaux emprunts.

 

Concernant les sociétés de négoce en général, il est également nécessaire d’inclure en positif, ou négatif, la variation de stock déterminée par le reporting des résultats.

 

D’autres éléments peuvent être pris en considération en fonction de la société ; augmentation des créances « clients », provision pour pertes sur clients, etc. Le professionnel sera particulièrement attentif à une augmentation significative des créances.

 

Et enfin, si des écarts significatifs sont constatés, il est nécessaire de vérifier les « chantiers encours » éventuels ou les charges non récurrentes comptabilisées mensuellement (Par exemple ; assurances, pécules de vacances, primes diverses, etc.)

 

Dans le cas de certaines sociétés, (dans la construction par exemple), la facturation ne suit pas nécessairement exactement les prestations effectuées. Lors d’une signature d’un contrat, il est d’usage de payer, et donc facturer, un acompte. Bien qu’aucune prestation ni d’achats de fournitures, n’ont été réalisés.

 

D’autre cas peuvent être facilement détectés ; des sociétés utilisant des sous-traitants, mais la facture d’entrée n’est pas dans le même mois que la facture de sortie, ou le contraire…

 

Le professionnel doit faire preuve d’un esprit d’analyse ! 

 

L’analyse du bilan, utile pour mieux cerner les avantages ou les désavantages de la société.

 

Le schéma général du bilan est établi en quelques minutes, et un diagnostique est très facile à établir qui nous aidera à la bonne compréhension de nos reporting :

 

  • Les actifs immobilisés sont ils couvert par les fonds propres, ou les capitaux permanents ?
  • Les actifs circulants sont ils exigibles avant les passifs circulants ?
  • La trésorerie permet elle de payer les dettes à court terme ?

 Complémentairement au reporting, et afin de mieux cerner la situation de la société, il est important de bien suivre l’évolution de la structure bilantaire. Avant de me lancer dans l’établissement d’une procédure « reporting », j’analyse préalablement les points suivants :

 

Les actifs immobilisés sont ils couvert par les fonds propres, ou les capitaux permanents ?

 

Le meilleur résultat est évidement lorsque les capitaux permanents sont supérieurs aux immobilisés. Inutile d’écrire que ce résultat est malheureusement trop rare !

 

Si l’équilibre est parfait, je passe directement aux circulants. Si nous avons le contraire, soit un déséquilibre entre les immobilisés et les capitaux permanents,  une analyse plus approfondie s’impose afin de déterminer les causes de ce déséquilibre et la manière d’y remédier.

 

Plusieurs raisons sont possibles :

  • Le capital est nettement insuffisant au développement de l’entreprise
  • Les résultats reportés sont négatifs
  • Les investissements ont été réalisés par des dettes à court terme
  • Le stock est trop important. (Attention ! Souvenons-nous, pour des raisons financières, personnellement je rajoute toujours le stock aux immobilisés, contrairement à la doctrine habituelle)

 

Bien souvent l’entrepreneur est incapable d’augmenter son capital, et lorsque les résultats sont négatifs, les problèmes ne sont plus très loin. Une réunion avec un professionnel du chiffre s’impose ! De plus, cette situation hypothèque toutes discutions avec les banques.

 

Combien de fois ai-je découvert des investissements financés avec un crédit de caisse ? Ou encore un financement octroyé sur 5 ans lorsque le bien acquit est amorti sur 10 ans ? J’essaie toujours de conseiller de suivre la même périodicité de l’emprunt et de l’amortissement, surtout pour une petite société n’ayant pas beaucoup de fonds propres.

 

Le stock… Source des plus gros problèmes pour les petites entreprises. Achats trop important, stock mal évalué, marchandise désuète, valorisation faite à la va vite, etc. De mon expérience, c’est là qu’il faut chercher l’erreur ! Combien de société ont des problèmes financiers importants, malgré des résultats positifs, et possèdent un stock immobilisé énorme ? Lorsque ce problème est détecté, ma solution, ou mon conseil, est de rapidement établir un budget d’achats avec une valorisation exacte de ce stock.

 

Malheureusement, certains entrepreneurs désirant rendre leur société plus rentable ont vite compris l’influence de ce stock, et surévaluent leurs stocks. C’est la plus mauvaise des attitudes observées ! J’ai encore en mémoire un gérant d’une petite société en consultation pour un conseil, à la lecture de son bilan, bien que ses dettes étaient importantes, les fonds propres étaient positifs. Mais après quelques explications, il m’avouait avoir plusieurs saisies et que la cessation de paiement était indiscutable. La seule explication qu’il m’a donné était tellement simple : Le stock repris à l’actif était surévalué de manière astronomique…

 

En conclusion : Le stock est toujours à valoriser de manière la plus consciencieuse en n’hésitant pas à comptabiliser des réductions de valeur lorsqu’elle s’impose !

 

Lorsque les résultats sont positifs, le stock correctement évalué et d’une valeur correspondant à l’activité, il est possible de retourner voir son banquier et de renégocier les crédits à court terme vers du long terme. Car bien souvent nos amis banquiers acceptent des crédits de caisse à un taux avantageux pour leurs banques, mais pas du tout pour leurs clients… Et n’oublie jamais une chose ; un plan financier correct, bien étudié, représente déjà une bonne partie de l’acceptation de votre banque !

 

Equilibre parfait entre les quatre grands postes du bilan et difficultés financières

 

Les actifs sont correctement couverts par les capitaux permanents, l’équilibre entre l’actif et le passif circulant est parfait et la société est dans de graves difficultés financières…

 

La cause est généralement très simple ; les délais de paiements des clients !

 

Une société prestataire de services facture généralement à des clients « sociétés », donc ces clients demandent des délais de paiements, et  bien trop souvent ne sont pas respectés. Mais les charges du personnel, les frais généraux, les remboursements des emprunts doivent être payés comptants ! Les réactions de l’entrepreneur doivent être relativement similaires avec le problème du stock ; analyse de la réalité des créances, mise en place d’une politique de rappels efficace, gestion des comptes clients systématique, etc. Il est bien souvent plus utile de se séparer de mauvais clients en diminuant le résultat de la société !

Un tableau, reprenant l’évolution historique de ces données est encore un outil à établir facilement et qui peut être très utile pour analyser une société et de ce fait tirer les conclusions avec notre client en lui expliquant le reporting que nous avons établi. 

 

Conclusion :

 

Ce travail bien nécessaire pour nos clients ne sait être effectué correctement que si nos clients collaborent parfaitement, et nous déposent régulièrement l’ensemble de leurs documents comptables. Ce qui est parfois tellement difficile…

 

Publié dans Varia

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